Личное дело работника: особенности оформления

У любого сотрудника имеется свое личное дело, где отражены все его личные данные и его этапы трудовой деятельности, студенты имеют аналогичный пакет документов в университете, где проходит его официальное обучение. Зачастую этот пакет документов формируется в течение длительного времени, например, во время официальной работы либо учебы. Подобные дела относятся к личным по составу документам.

Согласно вступившему в действие закону, личное дело работника организации должно заводиться в муниципальных либо государственных органах власти. Многие компании на практике убедились в том, что формирование и современная комплектация всех личных дел официальных сотрудников дает им немало пользы. Все важные сведения о каждом работающем человеке собраны и упорядочены, оперативный доступ к таким личным документам позволяет своевременно находить всю интересующую информацию.

Примерный состав личного дела

В составе личного дела каждого сотрудника находятся такие важные документы:

• подписанное заявление о приеме на это место работы;
• подписанный трудовой контракт или иные дополнительные соглашения;
• индивидуальный листок учета кадров;
• личная заполненная анкета либо автобиография;
• копии документов о полученном образовании;
• рекомендательные письма либо написанные характеристики сотрудника;
• все копии паспортных данных, официального свидетельства о заключении брака;
• официальные должностные инструкции;
• копии документов о должностных взысканиях либо награждениях работника.

Это, пожалуй, самое основное, что имеется в таком наборе документов. В конце этого комплекта идет лист-заверитель дела, где отражается общее количество листов дела, та также указаны литерные номера либо пропущенные страницы. При наличии внутренней описи дела, в нем содержится общее количество страниц этого документа.

Особенности заверителя дела

Этот конечный лист личного дела должен быть подписан составителем, помимо обычной подписи, этот документ требует расшифровки, подробного наименования должности составителя и текущая дата. При использовании документа из архивного состава в нем также делаются дополнительные отметки, если возникает подобная необходимость. Лист-заверитель помещают обычно после конечного документа, затем дело подшивают, его также могут зафиксировать с внутренней стороны обложки дела.

Процедура оформления дела

Когда начинается оформление дела поступившего сотрудника? Такая комплектация документов заводится сразу же после его оформления на работу. На этом этап самое главное – корректное оформление обложки дела, то есть нужно заполнить все требуемые элементы обложки.

В некоторых организациях личное дело хранится не более 10 лет с момента официального заведения. Тогда можно выполнять частичное оформление дела, оно будет храниться в общем составе 10 лет, после чего оформляется акт на ее дальнейшее уничтожение. При таком оформлении никакой систематизации документы не подвергаются.